亞洲水泥（中國）控股公司供應(yīng)商須知
發(fā)布日期：2016/03/10

 亞洲水泥（中國）控股公司供應(yīng)商須知

 

一、目的及相關(guān)文件：本須知主要目的是確保亞洲水泥（中國）控股公司（以下簡稱：“亞泥（中國）”）所有的供應(yīng)商都了解亞泥（中國）行政部采購處（分東南采購處、華中采購處、西南采購處，以下簡稱“采購處”）一些采購政策及采購程序的基本原則。這些政策和程序分類如下：

1.    亞洲水泥（中國）控股公司行政部采購處特別規(guī)范

2.    亞洲水泥（中國）控股公司供應(yīng)商應(yīng)遵守之商業(yè)原則

3.    亞洲水泥（中國）控股公司行政部采購處報價規(guī)定

4.    亞洲水泥（中國）控股公司行政部采購處商業(yè)條款說明

供應(yīng)商必須遵守并了解之相關(guān)文件：

1.      亞洲水泥（中國）控股公司【供應(yīng)商行為指引】

2.      亞洲水泥（中國）控股公司【供應(yīng)商管理辦法】

 

二、說明：

1.采購處特別規(guī)范:

1.1 總成本（TCO）和生命周期成本：亞泥（中國）采購處認(rèn)同總成本（TCO）概念。使用單位不能僅僅以資本支出的初始投資成本作為預(yù)算決定基礎(chǔ)，很多時候在系統(tǒng)的生命周期所產(chǎn)生的營運(yùn)成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了資本支出的初始投資成本。于是供應(yīng)商必須解決未來的系統(tǒng)生命周期成本的議題，例如，額外的許可證照費(fèi)用、額外的專業(yè)服務(wù)成本、硬件升級及擴(kuò)充費(fèi)用…等。

1.2 成本分析：采購處較大的憂慮之一是供應(yīng)商為了贏過其他競爭者，其出價遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于他的成本。因為供應(yīng)商常常會取巧走快捷方式，以質(zhì)量較差的其他產(chǎn)品作為取代。因此，亞泥（中國）采購處要求供應(yīng)商提供成本分析數(shù)據(jù)。必要時，這些信息也將成為成本調(diào)整的依據(jù)。針對目標(biāo)物提出報價時，除廠牌、品名、規(guī)格、用途需詳細(xì)確認(rèn)外，并應(yīng)配合亞泥（中國）采購處之要求，提供成本分析相關(guān)資料供采購經(jīng)辦人制作報價分析表。

  1.3 采均一價格對亞泥（中國）所屬各機(jī)構(gòu)：亞泥（中國）是由許多子公司及關(guān)系企業(yè)所組成，采購處對集團(tuán)所屬各個單位提供采購服務(wù)。因此，供應(yīng)商必須承諾其了解并熟知所有議價商業(yè)條款必須適用于亞泥（中國），故供應(yīng)商不得因集團(tuán)內(nèi)使用單位不同而有價格差異。

  1.4 設(shè)計與承攬分離原則：有許多得標(biāo)案必須做后續(xù)追蹤。例如：有些供應(yīng)商因早期參與設(shè)計服務(wù)取得優(yōu)勢而其他供應(yīng)商并沒有，導(dǎo)致使許多符合資格的供應(yīng)商沒意愿參與后續(xù)標(biāo)案。這種現(xiàn)象的后果是第一次得標(biāo)的供應(yīng)商通常會提供一些特別的商業(yè)條款以利于第一個案件之執(zhí)行（經(jīng)常是免設(shè)計或研發(fā)費(fèi)），而在后續(xù)案件中因缺少競爭性，其報價通常高于一般價格。為減少此種情況，供應(yīng)商如有參與設(shè)計或規(guī)劃階段工作，應(yīng)放棄參加該項案件之后續(xù)承攬執(zhí)行作業(yè)。否則，采購處將視其為不合資格之供應(yīng)商，不得參與報價。

  1.5 轉(zhuǎn)包：亞泥（中國）所有標(biāo)案文件在使用單位與供應(yīng)商間均視為正式文件，具有法律意義。雖然供應(yīng)商因分包部份的標(biāo)案給其他承包商，而可以獲取較低的成本或使工作更有效地執(zhí)行，但供應(yīng)商卻不應(yīng)將該標(biāo)案分包到另一個承包商，因為從本質(zhì)上而言，供應(yīng)商是不能轉(zhuǎn)移法律責(zé)任和義務(wù)到另一個承包商的。

 

2.采購處供應(yīng)商應(yīng)遵守之商業(yè)原則：

2.1遵守政府相關(guān)法令及國際勞工組織之規(guī)定：亞泥（中國）為國內(nèi)優(yōu)良企業(yè)之一，絕對遵守政府法令，亦要求往來供應(yīng)商遵守相關(guān)法令，不強(qiáng)制勞動、禁用童工、不非法雇用員工，及不使用法令禁止的原物料等等。

2.2職業(yè)道德：因為供應(yīng)商與采購處互為專業(yè)的關(guān)系，供應(yīng)商與采購環(huán)節(jié)人員應(yīng)避免招待、送禮等交際活動。

2.3使用單位與采購界線: 亞泥（中國）對「請購」、「采購」有清楚的權(quán)責(zé)界定，供應(yīng)商與使用單位可以討論技術(shù)有關(guān)議題，包括協(xié)助草擬規(guī)格說明、操作方式…等，但不得討論或傳遞任何商業(yè)條款、價格…予使用單位。

2.4事前作業(yè)人員規(guī)劃：對于可預(yù)知的服務(wù)項目，如：年度定修、特定技術(shù)性的保養(yǎng)工程，供應(yīng)商應(yīng)事前做好全年人員規(guī)劃。供應(yīng)商不得以案件過多、太集中于某一特定時間、甚或假日，做為漲價或不予承接之借口。

2.5不得與使單位議價：競標(biāo)后之價格，不容許供應(yīng)商有任何以低于得標(biāo)價格提供給使用單位的情況發(fā)生，否則，采購處將要求該供應(yīng)商再降低其提供給使用單位議價金額2倍的價格做為最后成交金額。

3.采購處報價相關(guān)規(guī)定：

  3.1 報價數(shù)據(jù)及提案要求說明書 (RFPs) 的目的：Quotations and Responses to

RFPs意指供應(yīng)商告知使用單位其可提供符合使用單位需求的信息。不同之處是RFP用于使用單位不能很容易地表達(dá)產(chǎn)品規(guī)格、交期以及商業(yè)條款。RFP內(nèi)含，使用單位描述（但不限于）a.工作范圍，b.產(chǎn)品規(guī)格，c.提案交期，d.驗收標(biāo)準(zhǔn)，e.保證條款…等等。不同于一般的報價，而是回復(fù)提案信息的詳細(xì)描述：a.供應(yīng)商計劃如何去符合使用單位的需求，b.參與計劃團(tuán)隊的成員，c.貿(mào)易條款的建議，d.…等。無論如何，這是一個正式的回復(fù)，供應(yīng)商必須明確說明清楚提供的是（產(chǎn)品、服務(wù)、和/或兩者）。在案件中供應(yīng)商將是標(biāo)案的投標(biāo)者，而此處的信息內(nèi)容將可能用來解決使用單位和供應(yīng)商之間的沖突。

3.2 提供牌價：國外產(chǎn)品之采購，為確實了解采購實際發(fā)生費(fèi)用，采購處會請供應(yīng)商提供包括匯率、關(guān)稅、運(yùn)費(fèi)、折扣率等相關(guān)資料，至于國外原廠的牌價與國內(nèi)代理商牌價產(chǎn)生差異的部份，應(yīng)定義為加價(Mark Up)，供應(yīng)商亦須說明其加價的原則。

3.3不得任意抽回報價單：為避免不法勾結(jié)或圍標(biāo)，供應(yīng)商參與圖說與報價過程即視同投標(biāo)行為，不得任意抽回報價單而不參與競標(biāo)。否則，將視同違約行為予以停止今后所有采購案件之報價資格。

3.4 樣品：若樣品經(jīng)選定符合使用單位規(guī)格，即視為驗收規(guī)范不得改變材質(zhì)。

3.5出價為最低者，未必得標(biāo) :采購處若發(fā)現(xiàn)投標(biāo)廠商之報價與實際最后投標(biāo)出價有很大差異時，有權(quán)利確認(rèn)該投標(biāo)廠商之報價是否屬實，倘若判定為報價不實，則可依據(jù)投標(biāo)廠商在執(zhí)行義務(wù)上之瑕疵，判定不將該標(biāo)案由該投標(biāo)廠商得標(biāo)（即使該投標(biāo)廠商之出價為最低且已符合目標(biāo)價）。

 

 

4.采購處商業(yè)條款說明：

4.1 議價：對于議價、競標(biāo)之請購案件，采購處一向秉持公平、公開、公正原則處理。有時候會用正常的一對一議價，有時會用招標(biāo)的方式。招標(biāo)時，采購處會同時使用密封的信封或公開競標(biāo)的方式，公開競標(biāo)方式可分為人工開標(biāo)或電子競標(biāo)平臺作業(yè)，此競標(biāo)結(jié)果只能確定議價的最終順序（因為無法包括如：付款方式、交貨日期…的條款）。

  4.2 加權(quán)：通常取決于價格最低者為得標(biāo)廠商，有些公司或?qū)⒁虼双@得優(yōu)勢。但因有部份產(chǎn)品或服務(wù)是需要質(zhì)量優(yōu)良、技術(shù)性高、交期準(zhǔn)確、信賴度佳的供貨商，它的報價價格相對地也較一般供貨商為高。長此以往，這些供貨商便喪失了競標(biāo)的機(jī)會。為避免有遺珠之憾，所以另行采用申請加值的方式，以提升此類供應(yīng)商的競爭力。

  4.3 目標(biāo)價：為期望以合理的價格購得適當(dāng)?shù)哪繕?biāo)物，采購處會依據(jù)原始投資金額及設(shè)備生命周期成本訂定目標(biāo)價以做參考。

 

5.其他事項：

   5.1 追加：工程施工期間可能因主、客關(guān)因素需要做些許調(diào)整，只要有變更部分開始動工，必須于次月15日前將每筆工程變更資料送交使用單位，并請使用單位通知所指定之計價、議價單位（采購處）就該變更部分進(jìn)行計價或議價，否則使用單位有權(quán)就工程變更申請單所載變更部分不予計價。

除特殊情況外，合約內(nèi)追加部分，均依原合約議后單價八五折為計價基礎(chǔ)。因?qū)嶋H變更增加之金額，應(yīng)以雙方契約最后議定者為準(zhǔn)，且除特殊情況外，不得超過總工程款的10％。

5.2 證明文件：為確保目標(biāo)物之質(zhì)量及來源的正當(dāng)性，采購處會請供應(yīng)商提供：產(chǎn)地證明、原廠證明、授權(quán)證明……等相關(guān)文件。